Ruim een derde van de ggz-week is administratie. Zo houd je het verslag binnen werktijd

Ruim een derde van de ggz-week is administratie. Zo houd je het verslag binnen werktijd

Het laatste gesprek van de week is klaar. Je cliënt loopt de deur uit, je kijkt naar je scherm en ziet nog drie open verslagen staan. Je kunt ze nu schrijven, als je hoofd al half in het weekend zit. Of je neemt ze mee naar huis. Veel behandelaars kennen allebei de varianten, en geen van beide is goed voor het verslag of voor jezelf.

Het probleem: een derde van de week, en het stapelt aan het eind

Het CBS vroeg in het tweede kwartaal van 2025 aan werknemers in zorg en welzijn hoe ze hun werktijd besteden. Voor medewerkers met cliëntcontact in de ggz kwam daar dit uit:

  • 23,2 procent van de werktijd gaat naar verslaglegging over de zorg;
  • 11,0 procent gaat naar het registreren van informatie voor de organisatie.

Samen is dat ruim een derde van de week. Daarmee zit de ggz in de bovenste helft van de zorg. De jeugdzorg komt uit op 38 procent, huisartsenzorg en ziekenhuizen op 36 procent. In de verpleging, verzorging en thuiszorg is het 27,5 procent.

Het opvallendste cijfer is misschien het aantal jaren. Zorgbreed lag het aandeel administratie in 2021 al rond de 30 procent. In 2025 is dat nauwelijks veranderd.

Een derde is een gemiddelde over de hele week. Maar zo voelt het niet. Verslaglegging gebeurt niet gelijkmatig. Het schuift op naar de randen van de dag en het einde van de week, naar de momenten waarop er even niemand tegenover je zit. Precies daar ontstaat de achterstand die mee naar huis gaat.

Wat er verandert: minder regels, maar het verslag blijft

Er wordt landelijk hard gewerkt aan minder administratie. Berenschot deed in 2025 voor het ministerie van VWS en de Regiegroep Aanpak Regeldruk een veldbevraging bij teams in onder meer de ggz. Zorgmedewerkers noemen daarin 20 procent van hun tijd een acceptabel aandeel voor administratie, terwijl de werkelijke tijdsbesteding rond de 30 procent ligt. Voor de onderzochte ggz-teams schatten de onderzoekers dat de administratietijd met 13 procent van de werkbare tijd omlaag kan.

Dat is goed nieuws. Maar een groot deel van wat je schrijft, schrijf je niet omdat een regel het vraagt. Je schrijft het omdat een collega, een waarnemer of jijzelf over drie maanden moet kunnen teruglezen wat er gebeurde. Die verslaglegging verdwijnt niet als er regels worden geschrapt. Ze wordt alleen lichter als je haar slimmer organiseert.

Wat het betekent in de praktijk

Het verschil tussen een verslag dat binnen werktijd af is en een verslag dat mee naar huis gaat, zit zelden in de lengte. Het zit in het moment. Een verslag dat je direct na het gesprek schrijft, kost minder moeite: je weet nog wat er gezegd werd, hoe iemand erbij zat en wat je wilde onthouden. Een verslag dat je aan het eind van de week schrijft, is reconstructie: je moet terughalen wat er dagen eerder gebeurde, met een hoofd vol andere gesprekken.

Daarom is de vraag niet alleen hoeveel tijd administratie kost, maar ook wanneer je die tijd plant.

Zo pak je het aan: vijf afspraken voor een week zonder achterstand

1. Plan het verslag als afspraak. Zet na elk gesprek een vast blok in je agenda voor het verslag. Niet als restruimte die verdwijnt zodra een gesprek uitloopt, maar als afspraak met dezelfde status als een cliënt.

2. Leg de kern vast terwijl het nog vers is. Drie vragen zijn genoeg voor een eerste versie: wat is er besproken, wat zag je, en wat is de volgende stap? De rest kun je later aanvullen, de kern niet.

3. Scheid verslag en registratie. Verslaglegging en registratie voor de organisatie zijn twee verschillende taken, ook in de CBS-cijfers. Doe registraties in één vast blok per dag, zodat ze je verslagen niet onderbreken.

4. Houd het laatste uur van de week vrij. Plan geen nieuw gesprek in het laatste uur zolang er nog verslagen openstaan. Dat voelt als verlies van behandeltijd, maar het voorkomt dat je die tijd in het weekend alsnog betaalt.

5. Bespreek het met je team. Vraag in het eerstvolgende overleg wie er wekelijks verslagen mee naar huis neemt. Het antwoord zegt vaak meer over de werkdruk dan elk cijfer.

Hoe HealthTalk hierin past

HealthTalk ondersteunt vooral de tweede afspraak. Tijdens het gesprek hoef je geen aantekeningen te typen. Na het gesprek ligt er een conceptverslag klaar, dat jij naleest, aanvult met wat je zag en pas daarna in het dossier zet. Zo begint je verslagblok niet met een leeg veld, maar met een tekst die je controleert.

Tot slot

Ruim een derde van de ggz-week gaat naar administratie, en dat aandeel beweegt al jaren nauwelijks. Landelijke afspraken kunnen een deel van de last wegnemen. Het verslag van het gesprek dat je vandaag voerde, hoort bij het vak. De winst zit in het moment waarop je het schrijft. Begin met één afspraak met jezelf, en kijk na een maand hoeveel verslagen er nog mee naar huis gaan.

Bronnen